Α. To περιβάλλον και οι ανάγκες

Η λειτουργία και διαχείριση ενός Οργανισμού Τοπικής Αυτοδιοίκησης (ΟΤΑ) και η εξυπηρέτηση των πολιτών ήταν ανέκαθεν μια σημαντική πρόκληση. Η Τοπική Αυτοδιοίκηση Α' και Β' βαθμού αποτελεί θεμελιακό στοιχείο της Δημόσιας Διοίκησης, στο οποίο προσδίδεται ιδιαίτερη σημασία, αφού το 80% περίπου των συναλλαγών των Πολιτών και των Επιχειρήσεων με το Κράτος διεκπεραιώνονται στις Νομαρχίες και στους Δήμους. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό κατά συνέπεια ένα όσο το δυνατό μεγαλύτερο ποσοστό των συναλλαγών αυτών να υποστηρίζονται ηλεκτρονικά προς όφελος της ποιοτικής εξυπηρέτησης των πολιτών.
Συμπληρωματικά, οι ανάγκες οποιασδήποτε περιοχής για όσο το δυνατόν μεγαλύτερη προβολή των σημείων πολιτιστικού και τουριστικού ενδιαφέροντος (αρχαιολογικές/ιστορικές περιοχές, μουσεία, περιοχές φυσικού κάλλους, κ.α) με σύγχρονα μέσα είναι πολύ σημαντικές. Ιδιαίτερα αυξημένες είναι επίσης οι απαιτήσεις για έγκαιρη πληροφόρηση του δημότη σχετικά με πολιτιστικές/αθλητικές εκδηλώσεις που διεξάγονται στην περιοχή του, αλλά και του δυνητικού επισκέπτη για άμεση πρόσβαση σε διαθέσιμες πληροφορίες και υπηρεσίες που θα διευκολύνουν την ξενάγησή του στην περιοχή. Οι παραπάνω δυσκολίες και ανάγκες αυξήθηκαν θεαματικά από τη στιγμή που οι δήμοι, λόγω της εφαρμογής του νόμου "Ι. Καποδίστριας", καλύπτουν πλέον πολύ μεγαλύτερες πληθυσμιακές ομάδες αλλά και γεωγραφικές εκτάσεις.

Είναι λοιπόν προφανής η ανάγκη ικανοποίησης των αναγκών αυτών μέσα από νέα μέσα και κανάλια, τα οποία θα συνδυάζουν αρμονικά αξιόπιστη ενημέρωση και ποιοτική εξυπηρέτηση, χωρίς τοπικούς και χρονικούς περιορισμούς. Η καινοτόμος χρήση των τεχνολογιών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών (ΤΠΕ) μπορεί να αποτελέσει τον καταλύτη για τον ψηφιακό μετασχηματισμό των Νομαρχιών και των Δήμων, όπως έχει αποδειχθεί από πολλά επιτυχημένα παραδείγματα σε ολόκληρη την Ευρώπη

Β. Η λύση

Οι παραπάνω ανάγκες ικανοποιούνται ιδανικά μέσα από την υλοποίηση της "Ηλεκτρονικής Πόλης" που διευκολύνει την καλύτερη εσωτερική οργάνωση των ΟΤΑ και την μεταφορά των σημείων πληροφόρησης και εξυπηρέτησης από τα δημόσια γραφεία στο σπίτι του πολίτη. Η "Ηλεκτρονική Πόλη" στοχεύει στην:

• Ενεργό συμμετοχή των πολιτών
• Εξυπηρέτηση του πολίτη, του επιχειρηματία και του επισκέπτη
• Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση των πολιτών
• Ισότιμη συμμετοχή των κοινωνικών ομάδων
• Βελτίωση της αποδοτικότητας των υπηρεσιών 

Τα χαρακτηριστικά και οι υπηρεσίες που προσφέρει η "Ηλεκτρονική Πόλη" μπορούν να χωριστούν, ανάλογα με το βαθμό αλληλεπίδρασης με το χρήστη, σε 4 επίπεδα:

Επίπεδο 1 - Πληροφόρηση: Ηλεκτρονική πληροφόρηση για τις παρεχόμενες υπηρεσίες:
Παρέχεται μόνο πληροφοριακό υλικό για τον τρόπο διεκπεραίωσης της υπηρεσίας. Οι πληροφορίες αφορούν τα δικαιολογητικά που πρέπει να προσκομιστούν, τους φορείς που εμπλέκονται για την ολοκλήρωση της υπηρεσίας, τη σειρά εκτέλεσης των συναλλαγών που περιλαμβάνει η υπηρεσία, κλπ.

Επίπεδο 2 - Αλληλεπίδραση: Λήψη (μεταφόρτωση) εντύπων:
Παρέχεται πληροφοριακό υλικό για τον τρόπο διεκπεραίωσης της υπηρεσίας καθώς και επίσημο υλικό (πρότυπα αιτήσεων, βεβαιώσεων, κλπ) το οποίο οι χρήστες μπορούν να κατεβάσουν στον υπολογιστή τους, να το τυπώσουν και να το χρησιμοποιήσουν κατά τη συναλλαγή τους με το φορέα. Προσφέρονται επίσης εργαλεία επικοινωνίας (newsletters, forums) για ανταλλαγή απόψεων μεταξύ πολιτών και ΟΤΑ, δυνατότητα αλληλεπιδραστικής επικοινωνίας μεταξύ των επισκεπτών και των φορέων (τουριστικών και πολιτιστικών) αλλά και των επισκεπτών μεταξύ τους.

Επίπεδο 3 - Αμφίδρομη αλληλεπίδραση: επεξεργασία εντύπων, συμπεριλαμβανομένης και της ταυτοποίησης:
Εκτός από πληροφορίες, προσφέρονται online φόρμες για συμπλήρωση και ηλεκτρονική αποστολή. Δεδομένου ότι περιλαμβάνουν online υποβολή στοιχείων από μέρους του χρήστη, προϋποθέτουν μηχανισμό αναγνώρισης, ταυτοποίησης και προστασίας των δεδομένων που αποστέλλει ο χρήστης της υπηρεσίας. Μέσω του δικτυακού τόπου ο ΟΤΑ δέχεται αιτήσεις για έκδοση πιστοποιητικών, αιτήματα και παράπονα (π.χ. πρόβλημα οδοσήμανσης, ηλεκτροφωτισμού κτλ), προσφέρει υπηρεσίες εύρεσης εργασίας και διεξάγει ηλεκτρονικά δημοψηφίσματα για τοπικά ζητήματα.

Επίπεδο 4 - Συναλλαγή: Διεκπεραίωση αιτημάτων, ολοκλήρωση συναλλαγών και πληρωμή:
Εκτός από φόρμες αποστολής στοιχείων, υποστηρίζουν λειτουργίες όπου ο χρήστης αυτού του επιπέδου, συνεπάγεται τη δυνατότητα της πλήρους υποκατάστασης της αντίστοιχης μη ηλεκτρονικής υπηρεσίας. Για παράδειγμα, προσφέρεται δυνατότητα πληρωμής για δημοτικά τέλη και δημοτικές υπηρεσίες (π.χ. Υπηρεσία Ύδρευσης, κλήσεις), online κρατήσεις εισιτηρίων για εκδηλώσεις (δημοτικό θέατρο κτλ) και πολιτιστικές εκδηλώσεις, online δημοπρασίες για προμήθειες, online ερωτήσεις διαθεσιμότητας και κρατήσεων για δωμάτια σε συνεργασία με τοπικούς φορείς.

Επίπεδο 5 - Προσωποποίηση: Προληπτική, στοχευμένη παροχή υπηρεσιών:
Το κράτος προβαίνει προληπτικά σε δράσεις με στόχο να προάγει την ποιότητα παροχής της υπηρεσίας και το βαθμό φιλικότητάς της προς το χρήστη, ενώ γίνεται και αυτόματη εκτέλεση ορισμένων υπηρεσιών, απαλλάσσοντας από τις αντίστοιχες ενέργειες τον πολίτη ή την επιχείρηση. Παραδείγματα τέτοιων δράσεων αποτελούν η έγκαιρη ειδοποίηση του πολίτη/ χρήστη σε περίπτωση που πρέπει να προβεί σε κάποια ενέργεια, η προ-συμπλήρωση δεδομένων σε αιτήσεις του χρήστη προς το Δημόσιο, κ.α.

Γ. Τα οφέλη

Η ανάπτυξη μιας "Ηλεκτρονικής Πόλης" με τα παραπάνω χαρακτηριστικά θα δώσει πολλαπλά οφέλη στους πολίτες και στον ΟΤΑ. Τα σημαντικότερα από αυτά είναι:

o Πολίτες

• Άμεση πρόσβαση σε σημαντικές υπηρεσίες του ΟΤΑ
• 24Χ7 εξυπηρέτηση
• Συνεχής παρακολούθηση και αυτόματη ενημέρωση εξέλιξης αιτήσεων
• Έγκυρη και άμεση ενημέρωση σε ζωτικές πληροφορίες
• Πολλαπλά κανάλια πρόσβασης και επικοινωνίας

o ΟΤΑ

• Παροχή ενός οργανωμένου περιβάλλοντος εργασίας για υπαλλήλους
• Βελτίωση επικοινωνίας με πολίτες
• Μείωση χρόνου εξυπηρέτησης πολιτών και αύξηση του διαθέσιµου χρόνου των υπαλλήλων για άλλες εργασίες
• Εκσυγχρονισμός τρόπου λειτουργίας υπηρεσιών του ΟΤΑ